Als Unternehmen bist du steuerpflichtig und die Behandlung deiner Einnahmen und Ausgaben ist abhängig von der Frage, wann dafür Steuerschuld entsteht. Zur Feststellung dieses Zeitpunktes gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Methoden:

• die IST-Methode 
• und die SOLL-Methode

In Österreich unterliegen Unternehmen, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ermitteln, automatisch der IST-Besteuerung. Dazu gehören beispielsweise:

• Einzelunternehmen ohne Buchführungspflicht
• Freie Berufe (Ärzt:innen, Psycholog:innen, Rechtsanwält:innen, Steuerberatende, Kunstschaffende, etc.)
• Neue Selbstständige
• Kleinere Gewerbetreibende
• OG/KG, wenn sie EAR machen dürfen
• Unternehmen der Land- und Forstwirtschaft (wenn nicht buchführungspflichtig)

Allerdings kommt auch bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in bestimmten Fällen die SOLL-Methode zur Anwendung: Dazu zählen innergemeinschaftliche und Reverse-Charge Geschäfte bzw. Geschäfte im Rahmen der EU-Regelung für Kleinunternehmen, sowie EU-OSS und IOSS Umsätze, bei denen die Umsatzsteuerschuld nicht aufgrund des Zahlungszeitpunktes, sondern aufgrund des Rechnungsdatums bzw. Leistungsdatums entsteht.

IST-Besteuerung

Bei der IST-Besteuerung entsteht die Steuerschuld mit dem Zeitpunkt der Zahlung, d.h. dann, wenn du für eine Leistung oder Lieferung Geld eingenommen bzw. ausgegeben hast. Bei bookamat wird dieser Zeitpunkt mit dem Buchungsdatum abgebildet.

SOLL-Besteuerung

Unabhängig vom Zahlungszeitpunkt entsteht bei der SOLL-Besteuerung die Steuerschuld bereits zum Zeitpunkt, an dem eine Lieferung oder Leistung als ausgeführt gilt.

Je nach Art des Geschäftsfalles und Rechnungszeitpunktes wird hier zwischen Leistungsdatum (das inkludiert Lieferungen und sonstige Leistungen) und Rechnungsdatum unterschieden.

In der Praxis wird jedoch häufig das Rechnungsdatum herangezogen (unter der Annahme, dass die Rechnung meistens zeitnah zur Lieferung bzw. Leistung erstellt wird).

Auswertung in bookamat

Grundsätzlich werden deine Buchungen in bookamat nach der IST-Methode ausgewertet, d.h. Buchungen fließen aufgrund des Buchungsdatums in steuerliche Auswertungen und Reports ein.

Für die Auswertung deiner innergemeinschaftlichen und Reverse-Charge Geschäfte bzw. deiner Geschäfte im Rahmen der EU-Regelung für Kleinunternehmen bieten wir dir zwei Optionen an. Je nach gewählter Option fließen IG, RC und EU-KU Buchungszeilen unterschiedlich in folgende Reports ein:

• die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA, U30)
• die jährliche Umsatzsteuererklärung (U1)
• die Zusammenfassende Meldung (ZM, U13)
• die EU-KU Umsätze (EX-Nummer, ab 2025)
• die Kammerumlage I

Betroffen davon sind Buchungszeilen mit den folgenden Umsatzsteuerkonten:

• Umsätze §19
• Schrott, Abfallstoffe §19 Abs.1d
• Bauleistungen §19 Abs.1a
• IG Lieferungen
• IG Leistungen
• IG Erwerb von Lieferungen
• IG Erwerb von Leistungen
• EU-KU (EX Nummer)
• Drittland Erwerb von Leistungen

EU-OSS und IOSS Geschäfte werden ausschließlich aufgrund ihres Liefer- bzw. Bestelldatums ausgewertet. Bei eingestellter Option "IST-Methode" benötigen sie ein Buchungsdatum, bei eingestellter Option "SOLL-Methode" nicht. Informationen dazu findest du in den Blogeinträgen zu EU-OSS und IOSS.

Optionen in den Grundeinstellungen

Unter "Einstellungen > Grundeinstellungen" kannst du festlegen, nach welcher Methode deine innergemeinschaftlichen und Reverse-Charge Geschäfte bzw. deine Geschäfte im Rahmen der EU-Regelung für Kleinunternehmen ausgewertet werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Methode "IST (Buchungsdatum)"

Bei dieser Option werden die Meldungen für Buchungszeilen mit einem der og. Umsatzsteuerkonten aufgrund des Zahlungszeitpunktes (Buchungsdatum) von Buchungen erstellt (IST-Methode) – auch bei innergemeinschaftlichen Geschäften und Reverse Charge Geschäften (und ab 2025 EU-Kleinunternehmen Geschäften), welche eigentlich nach der SOLL-Methode gemeldet werden müssten.

Diese Variante ist genau genommen steuerechtlich nicht korrekt, in der Praxis aber durchaus verbreitet. In vielen fraglichen Fällen stellt diese Variante auch kein Problem dar, lediglich dann, wenn das Zahlungsdatum vom Rechnungsdatum bzw. Liefer-/Leistungsdatum abweicht (und dann in einen anderen Meldezeitraum fällt).

Methode "SOLL (Rechnungsdatum)"

Bei dieser Option werden die Meldungen für Buchungszeilen mit einem der og. Umsatzsteuerkonten aufgrund des Rechnungsdatums von Buchungen erstellt (SOLL-Methode).

Diese Variante ist steuerrechtlich nicht ganz korrekt, aber in der Praxis weit verbreitet. Viele BMD-Integrationen arbeiten beispielsweise so.

Anmerkung: Gänzlich korrekt wäre eine Methode, die für gewisse Buchungen auch noch zwischen Rechnungs- und Liefer- bzw. Leistungsdatum unterscheidet. Nachdem aber oft angenommen wird, dass Rechnungs- und Liefer- bzw. Leistungsdatum zeiltich eng beieinander liegen (oder sogar gleich sind) und diese Methode aus verschiedenen Gründen äußerst komplex in der Umsetzung ist, ist sie in der Praxis nicht so weit verbreitet wie die Methode nach Rechnungsdatum.

Wechsel der Methode

Du kannst jederzeit zwischen beiden Methoden hin- und herwechseln. Dabei solltest du aber beachten, dass ein Wechsel der Methode auch Auswirkungen auf bestehende Buchungen und Reports hat. Eine Änderung kann Einfluss auf bereits abgegebene Meldungen haben kann – Buchungen die aufgrund ihres Buchungsdatum eingeflossen sind, fließen jetzt aufgrund des Rechnungsdatums ein und umgekehrt. Du solltest bei einem Wechsel der Methode während eines laufenden Jahres deine Meldungen überprüfen und gegebenenfalls korrigieren.

Ein Wechsel der Methode zu Beginn eines neuen Kalenderjahres ist deswegen wahrscheinlich am Einfachsten umzusetzen.

Buchungen & Reports

Methode "IST (Buchungsdatum)"

Bei dieser Methode fließen alle Buchungen aufgrund des Buchungsdatums in umsatzsteuerliche und einkommensteuerliche Auswertungen ein. Buchungen ohne Buchungsdatum fließen hier in keine Auswertungen ein.

Die Buchung einer Einnahme aus einer innergemeinschaftlichen Lieferung fließt aufgrund des Buchungsdatums "20.02.2024" in folgende Reports:

• Umsatzsteuervoranmeldung Februar 2024 (bei monatlicher Meldung)
• Zusammenfassende Meldung Februar 2024 (bei monatlicher Meldung)
• Einkommensteuer Beilage E1a/E6a 2024

Das Rechnungsdatum "01.01.2024" hat hier keine Relevanz für Auswertungen.

Ausgenommen davon sind EU-OSS und IOSS Geschäfte: Diese fließen aufgrund ihres Liefer- bzw. Bestelldatums in umsatzsteuerliche Auswertungen und aufgrund des Buchungsdatums in einkommensteuerliche Auswertungen ein. Bei eingestellter Option "IST-Methode" benötigen sie allerdings zwingend ein Buchungsdatum, um in alle Auswertungen zu fließen. Informationen dazu findest du in den Blogeinträgen zu EU-OSS und IOSS.

Methode "SOLL (Rechnungsdatum)"

Bei dieser Methode fließen Buchungen grundsätzlich auch aufgrund des Buchungsdatums in steuerliche Auswertungen ein.

Ausgenommen davon sind innergemeinschaftliche und Reverse-Charge Geschäfte bzw. Geschäfte im Rahmen der EU-Regelung für Kleinunternehmen: Diese fließen aufgrund des Rechnungsdatums in umsatzsteuerliche und aufgrund des Buchungsdatums in einkommensteuerliche Auswertungen ein.

Weiters ausgenommen sind EU-OSS und IOSS Geschäfte: Diese fließen aufgrund ihres Liefer- bzw. Bestelldatums in umsatzsteuerliche Auswertungen und aufgrund des Buchungsdatums in einkommensteuerliche Auswertungen ein. Informationen dazu findest du in den Blogeinträgen zu EU-OSS und IOSS.

Die Buchung einer Einnahme aus einer innergemeinschaftlichen Lieferung fließt aufgrund des Rechnungsdatums "01.01.2024" in folgende Reports:

• Umsatzsteuervoranmeldung Jänner 2024 (bei monatlicher Meldung)
• Zusammenfassende Meldung Jänner 2024 (bei monatlicher Meldung)

Weil die Lieferung noch nicht bezahlt wurde, wird hier das Zahlungsmittelkonto "Buchungen ohne Zahlungsvorgang" verwendet und kein Buchungsdatum eingetragen. Aufgrund des fehlenden Buchungsdatums fließt die Buchung in keine einkommensteuerlichen Auswertungen.

Wenn hier eine Zahlung stattgefunden hat, wird sie mit dem Buchungsdatum erfasst und das Zahlungsmittelkonto kann auf jenes Konto geändert werden, auf dem die Zahlung eingegangen ist.

Die Buchung fließt nun aufgrund des Buchungsdatums "20.02.2024" in folgende Reports:

• Einkommensteuer Beilage E1a/E6a 2024

... und aufgrund des Rechnungsdatums "01.01.2024" weiterhin in folgende Reports:

• Umsatzsteuervoranmeldung Jänner 2024 (bei monatlicher Meldung)
• Zusammenfassende Meldung Jänner 2024 (bei monatlicher Meldung)

Jahresübergreifende Buchung

Was passiert bei der Methode "SOLL (Rechnungsdatum)" mit Buchungen, die in einem Jahr umsatzsteuerlich erfasst werden müssen, aber erst in einem Folgejahr bezahlt und damit einkommensteuerlich relevant werden? Wir beziehen uns hier wieder auf innergemeinschaftliche und Reverse-Charge Geschäfte bzw. Geschäfte im Rahmen der EU-Regelung für Kleinunternehmen, für die das relevant ist.

Wenn du beim Wechsel auf ein neues Jahrespaket in bookamat einen Transfer durchgeführt hast, dann sind deine offenen Buchungen aus dem Vorjahr auch im neuen Jahr vorhanden. Du kannst sie dann weiter bearbeiten.

Angenommen, die Buchung von oben wird erst Anfang 2025 bezahlt: Du trägst im Jahr 2025 dann das Buchungsdatum ein, und änderst das Zahlungsmittelkonto auf jenes Konto, auf dem die Zahlung eingegangen ist. Weiters änderst du das Umsatzsteuerkonto auf "Keine Umsatzsteuer", weil diese ja bereits mit der Buchung im Vorjahr deklariert wurde und du hier einen reinen Betrag ohne Umsatzsteuer buchst.

Die Buchung fließt nun aufgrund des Buchungsdatums "20.01.2025" in folgende Reports:

• Einkommensteuer Beilage E1a/E6a 2025

In umsatzsteuerliche Auswertungen fließt sie nicht, da das Rechnungsdatum nicht im aktuellen Jahr liegt. Beachte hier, dass ein Geschäftsfall, der in mehreren Jahren relevant ist, auch in allen Jahren als Buchung angelegt sein muss.

Hinweis & Feedback

Wie bei allen buchhalterischen und steuerrechtlichen Beiträgen gilt auch hier, dass wir keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen, jegliche Haftung ist hier ausgeschlossen. Im Zweifelsfall kontaktiere bitte eine Steuerberatung und nimm ihre Expertise in Anspruch.

Falls du Fragen oder Anmerkungen hast, Features vermisst oder Fälle deines unternehmerischen Alltags nicht verbuchen kannst, dann wende dich bitte unter support@bookamat.com an uns.