FAQ – Häufig gestellte Fragen

Allgemeines

Für wen ist bookamat geeignet?

bookamat wurde für Einnahmen-Ausgaben-Rechner (EAR), die ihre Buchhaltung gerne selbst erledigen wollen. bookamat ist sowohl für vorsteuerabzugsberechtigte als auch nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen geeignet.

bookamat verwendet ausschließlich das Prinzip der Ist-Besteuerung – und ist demnach für Unternehmen, die der Soll-Besteuerung unterliegen, nicht geeignet.

Informationen dazu finden sich in den Blogeinträgen Soll- und Ist-Besteuerung und Durchgängiges Prinzip der Ist-Besteuerung.

Durchgängiges Prinzip der Ist-Besteuerung

bookamat verwendet durchgängig das Prinzip der Ist-Besteuerung – und zwar nicht nur für Einnahmen (wo das im Falle der Ist-Besteuerung zwingend vorgesehen ist), sondern auch für Ausgaben (die rein theoretisch auch bei der Ist-Besteuerung nach dem Prinzip der Sollbesteuerung behandelt werden). Das bedeutet, dass wir sämtliche Einnahmen und Ausgaben aufgrund ihres Zahlungszeitpunktes weiterverarbeiten (und nicht aufgrund von Rechnungsdatum bzw. Liefer- oder Leistungsdatum). Wir haben uns dazu entschieden, weil es verständlicher und durchgängiger ist, als zwei Methoden zu vermischen.

Informationen dazu finden sich in den Blogeinträgen Soll- und Ist-Besteuerung und Durchgängiges Prinzip der Ist-Besteuerung.

Ersetzt bookamat einen Buchhalter bzw. Steuerberater?

Nicht notwendigerweise, wobei das vor allem vom Wissen und der Erfahrung sowie dem Wunsch nach individueller Betreuung des einzelnen Benutzers abhängt.

Eine Person, die sich mit steuerrechtlichen und buchhalterischen Fragen beschäftigt und auskennt, ist auch ohne bookamat unabhängig von einem Steuerberater bzw. Buchhalter.

bookamat kann das indiviudelle Betreuungsverhältnis bzw. das komplette Leistungsspektrum, das mit der Beauftragung eines Buchhalters bzw. Steuerberaters einhergeht, natürlich nicht vollständig ersetzen.

Aus eigener Erfahrung raten wir dazu, in steuerrechtlichen und buchhalterischen Fragen einen Steuerberater bzw. Buchhalter zu konsultieren – z.B. bei der jährlichen Erklärung der Einkommenssteuer. bookamat kann hier jedenfalls die Kommunikation vereinfachen und Kosten senken.

bookamat ist nicht dazu befugt, verbindliche Auskünfte in steuerrechtlichen bzw. buchhalterischen Fragen zu erteilen – alle Angaben, die wir hierzu machen sind demnach ohne Gewähr und die Haftung dafür ist ausgeschlossen.

Partizipation

Wir sind bestrebt, bookamat laufend weiter zu entwickeln und zu verbessern. Deswegen ist es wichtig, unseren Benutzern aktuelle Updates kommunizieren zu können.

Wir informieren dich zu gegeben Zeitpunkten mittels Blogeinträgen, Veröffentlichungen in den Releases, via Facebook und Twitter und in unregelmäßigen Abständen per Newsletter.

Als Benutzer von bookamat bist du dazu verpflichtet, uns über irgendeinen der genannten Kanäle zu folgen. Das stellt sicher, dass wir dir Neuerungen mitteilen können – und du darauf reagieren kannst.

Und generell gilt: Falls du Fragen oder Anmerkungen hast, Features vermisst oder Fälle deines unternehmerischen Alltags nicht verbuchen kannst, dann wende dich bitte unter support@bookamat.com an uns.

Support

Wir bemühen uns, deine Fragen so schnell wie möglich per E-Mail zu beantworten.

Telefonischen Support können wir derzeit nicht anbieten.

Sicherheit & Datenschutz

Wie sicher sind meine Daten?

Auf jeden Fall wesentlich sicherer als auf deinem privaten Computer.

Die Sicherheit deiner Daten hat oberste Priorität für uns. Folgende Maßnahmen zur Sicherung deiner Daten sowie zum sicheren Umgang mit bookamat wurden von unserer Seite getroffen:

  • bookamat gewährleistet optimalen Schutz gegen CSRF (Cross Site Request Forgery).
  • bookamat ist ausschließlich über eine sichere, zertifizierte Datenverbindung (https) erreichbar.
  • Unser Server ist — im Gegensatz zur überwiegenden Anzahl an Privatcomputern — für sämtliche Sicherheitsaspekte optimiert und wird ständig überwacht.
  • Es gibt ein tägliches Backup aller Inhalte und Daten, die du bei bookamat eingegeben hast.

Für welche Sicherheitsaspekte bin ich selbst verantwortlich?

Für folgende Sicherheitsaspekte bist du als Benutzer selbst verantwortlich:

  • Verwendung eines sicheren Passworts
  • Verwendung eines anonymen Benutzernamens, der keinen Rückschluss auf deine Person zulässt und den du nicht auf anderen Webseiten verwendest
  • Verwendung einer E-Mail-Adresse, die keinen Rückschluss auf deine Person zulässt
  • Sichere Aufbewahrung deiner Zugangsdaten
  • Keinesfalls Weitergabe deiner Zugangsdaten

Kann vollständige Sicherheit garantiert werden?

Nein, absolut hundertprozentige Sicherheit kann nicht garantiert werden.

Es ist zwar sehr unwahrscheinlich, aber es können immer unvorhersehbare bzw. unumgängliche Katastrophen passieren, die einen Datenverlust zur Folge haben. Wie gesagt: Datensicherheit hat oberste Priorität für uns, wir können nur nicht ausschließen, dass irgendwann mal irgendwas passiert und Daten verloren gehen.

Deshalb solltest du auch in regelmäßigen Abständen deine Daten selbst exportieren.

Was passiert mit meinen Daten?

Die Daten, die du bei bookamat eingibst, werden auf dem bookamat-Server gesichert. Deine Daten werden in keinem Fall an Dritte weitergegeben (es sei denn, wir sind durch gesetzliche Bestimmungen dazu gezwungen, z.B. wenn du gegen bestehendes Recht verstößt). Wir werten deine Daten nur soweit aus, wie dies automatische Berechnungen innerhalb von bookamat erforden.

Um bookamat laufend zu verbessern und weiterzuentwickeln, werden Datensätze quantitativ ausgewertet (z.B. die Anzahlen von Buchungen, von verwendeten Steuerkonten, erstellten Anlagen etc.). Auf die eigentlichen Inhalte deiner Datensätze wird nicht zugegriffen.

Darüber hinaus findet keine Auswertung deiner Daten statt.

Technische Aspekte

Was sind die technischen Voraussetzungen von bookamat?

Es gibt ein paar technische Voraussetzungen, um bookamat nutzen zu können:

  • Du benötigst einen Computer mit Internetanschluss
  • Du benötigst einen Browser (Details dazu findest du unter "Welche Browser unterstützt bookamat?")

Welche Browser unterstützt bookamat?

bookamat unterstützt folgende Browser unter Windows, Mac OS und Linux:

  • Firefox ab Version 3.5
  • Chrome ab Version 6
  • Safari ab Version 4
  • Opera ab Version 9.5
  • Internet Explorer ab Version 9

Bitte beachte, dass die Einstellungen deines Browser folgende Erfordernisse erfüllen müssen:

  • Javascript muss aktiviert sein
  • das Setzen von Cookies muss erlaubt sein

Wir empfehlen die Verwendung eines modernen, standardkonformen Browsers (z.B. Firefox, Chrome, Safari).

Kosten & Bezahlung

Was kostet bookamat?

bookamat kostet € 100,- (exkl. 20% UST) pro Paket.

Jedes Paket deckt ein Kalenderjahr ab. So kannst du beispielsweise mit dem Paket 2016 alle Daten für das Jahr 2016 erfassen.

Gibt es verschiedene Preis- bzw. Leistungspakete?

Nein.

Sobald du ein Paket (eine Jahresversion) von bookamat bezahlt hast, kannst du dieses – für die Dauer seiner Verfügbarkeit – in vollem Umfang nutzen. Der Link "Leistungsumfang" unter "Mein Account" beschreibt den Umfang des jeweiligen Pakets.

Jedes Paket deckt ein Kalenderjahr ab. So kannst du beispielsweise mit dem Paket 2016 alle Daten für das Jahr 2016 erfassen.

Wie lange gelten Pakete?

Egal wann du bestellst: Jedes Paket (jede Jahresversion) gilt vom 1. Januar des Kalenderjahres, in dem es bestellt wurde, bis mindestens zum 31. Dezember des Folgejahres.

Wir sind jedoch bestrebt, dir deine Daten eines Pakets auch nach dessen Ablaufdatum weiterhin zur Verfügung zu stellen.

Jedes Paket deckt ein Kalenderjahr ab. So kannst du z.B. mit dem Paket 2016 alle Daten für das Jahr 2016 erfassen, mit dem Paket 2017 alle Daten des Jahres 2017.

Warum? Es macht wenig Sinn, jahresübergreifende Pakete anzubieten.
Zunächst wird jede Buchhaltung jährlich abgeschlossen: Du benötigst also (außer in Ausnahmefällen) ein Paket, das es dir ermöglicht, die Buchhaltungsdaten eines gesamten Jahr zu erfassen (unabhängig davon, wann du damit beginnst). Weiters macht es Sinn, Pakete auch in technischer/systematischer Hinsicht zu unterscheiden: Wir entwickeln bookamat laufend weiter und berücksichtigen dabei auch steuerrechtliche Neuerungen – diese Vorhaben lassen sich am Besten mit Hilfe der Unterteilung in Jahrespakete umsetzen.

Wann und wie bezahle ich?

Du musst jedes Jahrespaket von bookamat spätestens mit Ablauf der kostenlosen Testphase bezahlen – natürlich nur dann, wenn du bookamat weiterhin nutzen willst.

Unter "Mein Account" kannst du verschiedene Jahrespakete bestellen und mit Kreditkarte oder Banküberweisung bezahlen.

Rechtliches

Entspricht bookamat der BAO §131 und §132?

Die Paragraphen §131 und §132 der Bundesabgabenordnung regeln die Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen sowie die Zurverfügungstellung von Daten auf Datenträgern.

bookamat entspricht diesen Regelungen.

Wie lange werden meine Daten aufbewahrt?

Deine Daten werden garantiert im Rahmen der Vertragslaufzeit aufbewahrt.

Darüber hinaus sind wir bemüht, dir den Zugang zu deinen Daten über die Applikation weiterhin zur Verfügung zu stellen. Abgesehen davon kannst du deine Daten aber auch jederzeit vollständig exportieren und somit die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrungspflicht einhalten.

Testphase

Was passiert nach Ablauf der Testphase?

Falls du während der Testphase kein Paket bestellt hast, werden deine Daten nach Ablauf der Testphase vollständig und unwiderruflich gelöscht. Eine Wiederherstellung deiner Daten nach Ablauf der Testphase ist nicht möglich.

Warum erhalte ich während der Testphase E-Mails?

Wir schicken dir in der Testphase E-Mails mit Hilfestellungen und Informationen zur Bedienung von bookamat. Abgesehen davon bekommst du eine Erinnerung vor Ablauf der Testphase sowie eine Bestätigung nach Ablauf der Testphase (falls du in der Zwischenzeit kein Paket gekauft hast). Zusätzlich erhältst du direkt nach der Registrierung ein Mail mit Infos zu den ersten Schritten mit bookamat.

Unter "Mein Account > Newsletter" kannst du die verschiedenen Newsletter verwalten und abbestellen.

Bedienung & Funktionen

Kann ich eigene Konten anlegen?

Du kannst eigene Zahlungsmittelkonten (z.B. Bank, Kreditkarte) anlegen. Die Steuer- und Umsatzsteuerkonten sind vorgegeben und du kannst die für dich relevanten Konten aktivieren.

Wir haben uns dazu entschieden, das Anlegen eigener Steuer-/Umsatzsteuerkonten nicht zu ermöglichen. Erstens wäre diese Option sehr fehleranfällig, weil alle Reports (z.B. UVA, ZM, MOSS, E1a) auf korrekt erstellten Konten basieren. Zweitens können Steuerberater davon ausgehen, dass jede mit bookamat erstellte Buchhaltung auf denselben Konten beruht (auch der Wechsel eines Steuerberaters wird dadurch einfacher).

Wie kann ich meinem Steuerberater die Daten schicken?

Die Zusammenarbeit mit Steuerberatern ist uns sehr wichtig und wir arbeiten ständig an der Optimierung der Datenübergabe. Momentan kannst du deinem Steuerberater alle Daten in Form eines Exports (PDF, XLS, CSV) zur Verfügung stellen. Dein Steuerberater sollte die CSV-Datei – unabhängig von der verwendeten Software – problemlos importieren können.

Welche Reports gibt es (UVA, ZM, MOSS, E1a)?

bookamat erstellt Reports für die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA), die zusammenfassende Meldung (ZM), für MOSS sowie die Einkommensteuer (E1a). Außerdem gibt es einen Report zur Berechnung der Sozialversicherungsabgaben.

Gibt es ein Anlagenverzeichnis?

Ja. Mit bookamat kannst du ein Anlagenverzeichnis führen, wobei AfA und Restbuchwert automatisch aufgrund der Abschreibungsdauer und Abschreibungsart ermittelt werden.

Kann ich Privatanteile erfassen?

Ja. Du kannst ganz einfach bei jeder Buchung den privaten/betrieblichen Anteil definieren. Eine Gegenbuchung ist nicht notwendig.

Werden IG Geschäfte und Drittlandsgeschäfte unterstützt?

Ja. Du kannst mit bookamat sämtliche innergemeinschaftlichen Geschäfte (IG Lieferungen, IG Leistungen, IG Erwerb von Lieferungen, IG Erwerb von Leistungen) und Drittlandsgeschäfte (Drittland Lieferungen, Drittland Leistungen, Drittland Erwerb von Leistungen, Einfuhrumsatzsteuer) erfassen.

Kann ich die Sozialversicherungsabgaben berechnen?

Ja. Mit dem Sozialversicherungsrechner kannst du deine Abgaben berechnen und verschiedene Szenarien durchspielen (z.B. wie sich die Abgaben verringern, falls am Jahresende zusätzliche Ausgaben gebucht werden).

Exportieren von Daten

Welche Daten kann ich exportieren?

Folgende Daten kannst mit bookamat exportieren:

  • die Jahresübersichten (gegliedert nach Monaten, Zahlungsmittelkonten, Steuerkonten und Kostenstellen)
  • die monatlichen Buchungsübersichten samt Buchungsdetails
  • alle Buchungen eines Jahres samt Buchungsdetails
  • die offenen Buchungen samt Buchungsdetails
  • die Berechnung der Umsatzsteuererklärungen
  • die Berechnung der Zusammenfassenden Meldungen
  • die Berechnung der MOSS Umsatzsteuererklärungen
  • die Berechnung des Betriebsergebnis
  • die Anlagenübersicht
  • die Anhänge, die du hochgeladen hast
  • jede Art von Buchungsabfrage, die du tätigst
  • sowie ein Gesamt-Backup aller Daten

Wie kann ich meine Daten exportieren?

Du kannst deine Daten auf Wunsch in folgenden Formaten exportieren:

  • als PDF-Dateien
  • als Excel-Dateien
  • den Gesamt-Download als PDF- und Excel-Dateien

Weiters können bestimmte Reports für die direkte Verwendung in FinanzOnline exportiert werden:

  • Umsatzsteuervoranmeldungen als XML-Datei für die Verwendung in FinanzOnline
  • Zusammenfassende Meldungen als XML-Datei für die Verwendung in FinanzOnline
  • MOSS Umsatzsteuererklärungen als XML-Datei für die Verwendung in FinanzOnline

Informationen zum Export für FinanzOnline findest du im Blogeintrag "XML Exports für FinanzOnline".

Wann sollte ich meine Daten exportieren?

Du solltest deine Daten in regelmäßigen Abständen, jedoch zumindest zum Abschluss eines Jahres exportieren (z.B. Gesamt-Download als PDF- und Excel-Dateien). So ist auch sichergestellt, dass du – im unwahrscheinlichen Fall eines Datenverlustes – deine Buchungsdaten weiterhin lokal zur Verfügung hast.

Weiters kannst du deine Daten natürlich immer dann exportieren, wenn du sie – z.B. für deinen Steuerberater – benötigst.

Gibt es eine Schnittstelle zu FinanzOnline?

Ja, du kannst folgende Reports als XML-Dateien exportieren, die du dann wiederum in FinanzOnline hochladen kannst, um Erklärungen zu erstellen:

  • Umsatzsteuervoranmeldungen
  • Zusammenfassende Meldungen
  • MOSS Umsatzsteuererklärungen

Weitere Informationen dazu findest du im Blogeintrag "XML Exports für FinanzOnline".

Ein Export der Einkommensteuererklärung ist derzeit nicht möglich. Der Grund dafür liegt darin, dass Einkommensteuererklärungen aus mehreren Teilen bestehen, die sich nicht alle auf Einnahmen und Ausgaben als selbständiger Unternehmer beziehen (sondern teilweise auch privater Natur sind). bookamat deckt hier nur den betrieblichen Teil ab (Formular E1a bzw. E6a). Eine automatische Erstellung der gesamten Einkommensteuererklärung ist deswegen nicht möglich.

Was bookamat nicht kann

Berechnet bookamat meine Einkommensteuer?

Nein, bookamat berechnet keine Einkommensteuer. Wir haben darauf verzichtet, da eine korrekte Berechnung der Einkommensteuer von zu vielen individuellen Faktoren abhängig ist, die sich nur sehr kompliziert abbilden lassen.

Wir berechnen dir allerdings auf Grundlage deiner Buchungen das Betriebsergebnis im Rahmen der Einkommensteuer Beilage E1a (bzw. E6a). Dieses kannst du bzw. dein Steuerberater/Buchhalter im Rahmen deiner Einkommensteuererklärung nutzen.

Kundenverwaltung?

bookamat enthält keine Kundenverwaltung. Die frei definierbaren Kostenstellen können dazu verwendet werden, Buchungen einem bestimmten Kunden oder Projekt zuzuordnen.

Mandantenfähigkeit?

bookamat ist nicht mandantenfähig. Es gibt einen Benutzerzugang pro Account. Weitere Benutzer können derzeit nicht definiert werden.

Hast du weitere Fragen?

Hast du weitere Fragen oder wurden deine Fragen auf dieser Seite nicht beantwortet?
Schreib uns ein E-Mail an support@bookamat.com.