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3. Oktober 2019

Automatisierte Buchungsvorschläge beim Import von Daten

Hast du bei deinen Imports immer wieder ähnliche Daten, aus denen du ähnliche Buchungen erstellst? Mit den automatisierten Buchungsvorschlägen kannst du ganz einfach herausfinden, welche Buchungen du in der Vergangenheit aus Importdaten erstellt hast. Und du kannst diese Vorschläge verwenden, um neue Daten noch schneller zu buchen.

Wie funktionieren die Vorschläge?

Wenn du neue Daten importierst, vergleichen wir diese mit Daten aus vorherigen Imports und berechnen pro Buchung einen Grad der Übereinstimmung (Prozentsatz). Falls die Übereinstimmung hoch genug ist, zeigen wir die jeweilige Buchung (die aus den Daten eines vorherigen Imports erstellt wurde) als Vorschlag an.

Vorschläge anzeigen bzw. verbergen

Nach einem Import findest du auf der Seite, wo die importierten Datensätze angezeigt werden, rechts oben einen Button, mit dem du Vorschläge ein- und ausblenden kannst. In den Grundeinstellungen kannst du definieren, ob Vorschläge standardmäßig angezeigt werden oder nicht.

Solange die Vorschläge nicht angezeigt werden, siehst du nur die importierten Daten (und kannst sie wie gewohnt zum Editieren auswählen).

Vorschläge anzeigen

Wenn die Vorschläge angezeigt werden, siehst du pro importiertem Datensatz, ob es einen dazugehörigen Vorschlag gibt.

Pro Vorschlag siehst du die berechnete Übereinstimmung (Prozentsatz) und die jeweilige Buchung, die daraus zu einem früheren Zeitpunkt erstellt wurde. Zur Berechnung der Vorschläge werden Buchungen und Imports des aktuellen Jahres und des Vorjahres herangezogen (limitiert auf eine maximale Anzahl von 500 Datensätzen).

Beispiele

Bei der Buchung "Telekommunikation GmbH" ist die Übereinstimmung nur 99%, weil der Betrag eine geringe Abweichung hat (die vorherige Telefonrechnung war etwas höher). Alle anderen Importdaten (alte und neue) haben hier übereingestimmt.

Bei der Buchung "Immobileinverwaltung" ist die Übereinstimmung 100%, da alte und neue Importdaten deckungsleich waren. Der Buchungstitel "Büromiete" der bereits erstellten Buchung spielt beim Vergleich keine Rolle, da ja nur die Daten hinter der Buchung verglichen werden (und da war der Titel aus dem vorherigen Import ebenfalls "Immobilienverwaltung").

Daten mit Vorschlägen vergleichen

Falls du einen neuen importierten Datensatz im Detail mit der vorgeschlagenen Buchung vergleichen willst, dann klappst du die Buchung auf. Dort siehst du dann alle Werte von Datensatz und vorgeschlagener Buchung.

Pro Wert siehst du ...

  • in der ersten Zeile den Wert aus dem importierten Datensatz und
  • in der zweiten Zeile den Wert der vorgeschlagenen Buchung, die aus einem vorherigen Import erstellt wurde.

Solltest du den Vorschlag bei der Erstellung der Buchung verwenden (grüner Editieren-Button), dann werden die Werte des Vorschlags mit den Werten des importierten Datensatzes zusammengeführt. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Grüne Werte (in zweiten Zeilen) überschreiben die Werte des importierten Datensatzes (z.B. das Steuerkonto, das ist im Import gar nicht vorhanden und soll aus der vorgeschlagenen Buchung übernommen werden).
  • Graue Werte (in zweiten Zeilen) werden von importierten Werten überschrieben (z.B. der Betrag, er muss ja aus dem aktuellen Import und nicht aus der vorgeschlagenen, älteren Buchung übernommen werden).

Für das Erstellen einer Buchung aus dem Datensatz hast du zwei Möglichkeiten:

  • Du kannst den Vorschlag verwenden (grüner Editieren-Button), die Werte der vorgeschlagenen Buchung werden dann zusammen mit den Importdaten übernommen,
  • oder nur die importierten Daten verwenden (blauer Editieren-Button), dann werden die Werte des Vorschlags nicht übernommen.

In beiden Fällen können vor dem Speichern der Buchung (im Buchungsformular) noch Änderungen vorgenommen werden.

Vorschlag bei Buchung verwenden

Wenn du den Vorschlag bei der Erstellung der Buchung verwendest (grüner Editieren-Button), dann werden die Werte des Vorschlags mit den Werten des importierten Datensatzes zusammengeführt.

Die grün hinterlegten Felder zeigen, dass hier Werte des Vorschlags übernommen wurden.

Du kannst bei der Buchung natürlich noch individuelle Änderungen vornehmen, bevor du sie speicherst.

Hinweise

Die Vorschläge werden zum Zeitpunkt des Imports berechnet. Nehmen wir an, eine Buchung wird beim Import als Vorschlag angezeigt mit einer Übereinstimmung von 100%. Wenn diese Buchung nach dem Einspielen des Imports nochmal verändert wird können sich Abweichungen bei der Übereinstimmung ergeben – es wird weiterhin 100% angezeigt, obwohl das möglicherweise nicht mehr der Fall ist.

Die Qualität der Importdaten beeinflusst die Suche nach möglichen Übereinstimmungen. Je aussagekräftiger und klarer der Inhalt des CSV-Imports, desto sinnvoller die Vorschläge.

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